Cómo organizar un concierto (Guía)

2 noviembre, 2017
Redaccíon: dod Magazine

Concierto Los Planetas

¿Estás pensando en organizar tu primer concierto y no sabes por dónde empezar? Si estás a punto de dar tu primer paso como promotor, en este artículo te queremos explicar como organizar un concierto sin morir en el intento.

Desde ya, te avisamos que la labor de un promotor es complicada, muy complicada, y que si no cuentas con tu propia sala de conciertos la cosa se complica aún más, pero... ¡Nada es imposible!

A continuación, te damos unos cuantos consejos a modo de guía para montar tu primer bolo:

Cómo organizar un concierto

Organizar un concierto conlleva muchas y muy variadas tareas. ¿Cómo contrato al artista o alquilo la sala? ¿Cuándo pongo las entradas a la venta? ¿Cómo promociono el concierto?

El Booking

Una de las primeras cosas que debes hacer cuando organizas un concierto es ocuparte del booking, es decir, la contratación del grupo o artista que quieres llevar a tu ciudad. Cuando piensas en una banda, primero debes comprobar su disponibilidad con su mánager, agencia de booking... o ellos mismos, si son pequeños.

La contratación del grupo depende de si es un artista nacional o internacional, de su caché o de las fechas del año, entre otros factores. A lo largo del año, hay dos estacionalidades en las que la cosa se complica por un pico alto en la programación de conciertos y festivales: esto suele ser entre octubre y noviembre y de febrero a mayo.

Por otro lado, tienes que tener en cuenta que la negociación no es la misma si vas a contratar a un grupo para una sala con un aforo de 200 personas que si es para un gran recinto con un auditorio de miles de personas. Cuando tengas decidido el artista que quieres llevar a tu ciudad, tendrás que intentar encajar las
fechas con las de la sala que más te convenga (aforo, precio, etc...)

La Producción

Las tareas de producción se desarrollan de forma paralela al booking o contratación. Antes de nada tienes que encontrar un sitio para celebrar el concierto, contactar con la sala para ver qué fechas tienen disponibles, cuánto te van a cobrar de alquiler, qué aforo tiene, con qué equipo de luces y sonido cuenta, si ofrecen un técnico de sonido o si lo tienes que buscar tu, si también incluye catering, etc.

Producción artística

Aquí tienes que tener en cuenta todo lo que se refiere al artista o grupo: viajes, transportes internos (del hotel al recinto o cualquier otro traslado), alojamiento, dietas, horarios de prueba de sonido, rider, etc.

Producción técnica

Aquí tienes que tener en cuenta todo lo que se refiere al sonido, luces, backline y demás. Algunos grupos suelen traer su propio backline pero es muy probable que tengas que alquilarlo para bandas internacionales o grupos que no quieren transportar todo su material. Esta parte suele estar incluida en las salas pequeñas y medianas.

Ticketing (venta de entradas)

Con tu banda contratada y tu sala alquilada, llega el momento de poner las entradas a la venta. Una opción muy recomendable y que cada vez utilizan más organizadores, es la de salir con una oferta promocional.

Con una promoción puedes darle un empujón inicial a la venta: ofrecer cien entradas a 30 euros, por ejemplo, e ir subiendo el precio a medida que se acerca la fecha del concierto. Es una táctica que funciona muy bien: crea interés por comprar una entrada antes de que se acabe la oferta.

Promoción

En un concierto pequeño o mediano, lo normal es que te ocupes tú mismo de la promoción, publicándolo en las redes sociales, pegando carteles en tu ciudad o repartiendo flyers.

Tu estrategia de marketing online, redes sociales, notas de prensa y la relación con los medios de comunicación especializados (radio y blogs de música) es primordial para que tu concierto llegue al público adecuado.

Operaciones

Ante todo, siempre tienes que tener un ojo en las cuentas. Obviamente necesitas fijar un presupuesto máximo desde el inicio e ir registrando cualquier gasto o inversión que realices antes y durante el propio concierto.

Hay que pagar al artista, a los proveedores, la sala, etc... y siempre tienes que tener las cuentas claras para eviar problemas.

Patrocinios

Si eres un pequeño promotor y vas a organizar un concierto en una sala pequeña, con un artista casi desconocido, probablemente no vas a poder contar con un patrocinadores... pero tienes que intentarlo ya que puede ser muy importante de cara a no pifiarla económicamente.

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